Inledning AFS 2023:1
Arbetsmiljöverket har genom AFS 2023:1 lagt grunden för en moderniserad arbetsmiljölagstiftning. Föreskriften sammanför tidigare regler om systematiskt arbetsmiljöarbete och organisatorisk och social arbetsmiljö till en helhet som alla arbetsgivare måste följa. Den handlar inte bara om vad som ska göras utan framför allt om varför arbetsmiljöarbetet måste bedrivas systematiskt. Denna artikel fokuserar på syftet bakom Systematiskt arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar (AFS 2023:1) och beskriver hur syftet formar arbetsgivarnas ansvar och medarbetarnas delaktighet.
Bakgrund och sammanhang AFS 2023:1
De svenska arbetsmiljöreglerna har länge bestått av många enskilda föreskrifter. Vid en översyn identifierades att reglerna ofta överlappade varandra och var svåra att tillämpa i praktiken. AFS 2023:1 är den första grundföreskriften i den nya AFS2023-strukturen och ersätter bland annat den gamla föreskriften AFS 2001:1. Syftet med att samla bestämmelserna i en gemensam föreskrift är att skapa en tydlig bas för allt arbetsmiljöarbete. I den nya strukturen fungerar AFS 2023:1 som navet i ett hjul – den förklarar hur arbetsgivaren ska organisera, genomföra och följa upp sitt arbetsmiljöarbete och den kopplar samman de olika riskföreskrifterna.
Föreskriften bygger på arbetsmiljölagen och EU:s arbetsmiljödirektiv. Lagstiftaren utgår från att inga arbetstagare ska behöva bli sjuka, skadas eller omkomma på grund av jobbet. Därför är syftet med systematiskt arbetsmiljöarbete att arbetsgivare tillsammans med sina medarbetare skapar en arbetsmiljö där risker identifieras, bedöms, åtgärdas och följs upp. Detta syfte framgår tydligt i Arbetsmiljöverkets föreskrift: arbetsgivare ska arbeta systematiskt genom att organisera, genomföra och följa upp arbetsmiljöarbetet för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö.
AFS 2023:1 syftets kärna: förebygga ohälsa och olycksfall
Huvudsyftet med AFS 2023:1 är att förebygga ohälsa och olycksfall. Föreskriften tydliggör att arbetsmiljöfrågor inte får vara ett sidoprojekt; de ska integreras i den dagliga verksamheten. Det innebär att arbetsgivare måste göra arbetsmiljöhänsyn lika självklar som produktion, ekonomi och kvalitet. Genom att lyfta arbetsmiljöarbetet till samma nivå som andra ledningsfrågor vill lagstiftaren skapa en kultur där risker hanteras proaktivt.
En viktig del av syftet är att systematiskt arbetsmiljöarbete ska omfatta alla fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som påverkar arbetsmiljön. Föreskriften betonar att arbetet även gäller vid distansarbete, till exempel när arbetstagare arbetar hemifrån. I en allt mer flexibel arbetsmarknad gör denna utvidgning att arbetsmiljöansvaret inte begränsas till den fysiska arbetsplatsen. Genom att ta med hemarbete och rörlig verksamhet i syftet skyddar reglerna alla som arbetar för arbetsgivaren, oavsett var de befinner sig.
Delaktighet och samverkan i AFS 2023:1
Syftet med AFS 2023:1 är också att främja delaktighet. Arbetsgivaren ska se till att arbetstagare och skyddsombud får möjlighet att medverka i det SAM-arbete som bedrivs. Det betyder att arbetsmiljöfrågor ska diskuteras i personalmöten och andra forum där medarbetarna kan bidra med erfarenheter och kunskap. Forskning och erfarenhet visar att när medarbetare involveras i riskbedömningar och åtgärder ökar chansen att man upptäcker risker tidigt och att åtgärderna blir mer ändamålsenliga.
Delaktigheten är inte bara ett krav utan en metod för att göra arbetsmiljöhänsyn till en naturlig del av verksamheten. I Suntarbetslivs artikel om systematiskt arbetsmiljöarbete beskrivs att arbetsgivare och skyddsombud ska samverka för att skapa en god arbetsmiljö. Syftet är alltså att bygga en samarbetskultur där alla på arbetsplatsen – chefer, medarbetare, skyddsombud och företagshälsovård – bidrar till att förbättra arbetsmiljön.
Policyer och rutiner – strukturer som möjliggör syftet i AFS 2023:1
En annan del av syftet är att arbetsmiljöarbetet ska vara styrt av tydliga policyer och rutiner. Arbetsgivaren ska se till att det finns en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsmiljöförhållandena ska vara för att förebygga ohälsa och olycksfall. När organisationen har minst tio anställda ska denna policy vara skriftlig och utgöra ett långsiktigt styrdokument. Syftet är att göra arbetsmiljöarbetet förutsägbart; alla ska veta vad som gäller och vilka mål som finns.
Rutiner är lika viktiga. Föreskriften anger att arbetsgivaren ska ha rutiner som beskriver när och hur arbetsmiljöarbetet ska genomföras, vem som ska se till att det genomförs och vilka som ska medverka. Det innebär att syftet inte bara är att identifiera risker utan också att skapa en process för hur riskerna hanteras. IFastställda rutiner ger struktur åt SAM och gör det tydligt hur man undersöker, riskbedömer, utreder och följer upp arbetsmiljön. Syftet med rutinerna är alltså att säkra att arbetsmiljöarbetet genomförs regelbundet och systematiskt.
AFS 2023:1 – uppgiftsfördelning och kompetens
Syftet med AFS 2023:1 betonar också att arbetsgivaren ska fördela uppgifter i arbetsmiljöarbetet. En chef kan inte ensam bära allt ansvar; istället ska uppgifter fördelas till olika chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare. Föreskriften påpekar att de som får uppgifterna måste ha tillräcklig kunskap för att kunna genomföra dem. Intersolia understryker att det måste vara klart vilka personer som har ansvar för olika delar av arbetsmiljöarbetet och att de ska ha nödvändiga resurser. Detta syftar till att undvika att arbetsmiljöfrågor faller mellan stolarna och att säkerställa att det finns kompetens där den behövs.
Undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp
Även om denna artikel fokuserar på syftet och inte på innehållet, är det värt att förklara hur de fyra stegen i SAM speglar syftet. Syftet med undersökningen är att systematiskt identifiera risker i arbetsmiljön. Därefter ska arbetsgivaren bedöma riskernas allvarlighetsgrad och sannolikhet, planera åtgärder för att eliminera eller minska riskerna och till sist följa upp att åtgärderna fått avsedd effekt. Enligt Suntarbetsliv är systematiskt arbetsmiljöarbete en process i fyra steg: undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp. Syftet bakom denna cykel är att skapa ett kontinuerligt förbättringshjul där arbetsplatsen lär av sina erfarenheter och ständigt utvecklas.
Ständig förbättring – ett huvudmotiv i AFS 2023:1
Syftet med AFS 2023:1 handlar också om att skapa en kultur av ständig förbättring. När risker åtgärdas börjar arbetet om igen. På det sättet blir arbetsmiljöarbetet en pågående process snarare än ett projekt som avslutas när en åtgärd är genomförd. Intersolia beskriver att arbetsgivaren ska utreda olycksfall och allvarliga tillbud för att identifiera bakomliggande orsaker. Syftet med dessa utredningar är att ta reda på vad som gick fel och hur man kan förhindra att det inträffar igen. Genom att följa upp åtgärder och utvärdera effekterna, uppnås syftet med kontinuerliga förbättringar – något som krävs minst en gång per år men oftare vid förändringar i verksamheten.
Alla arbetsgivare omfattas av AFS 2023:1
Syftet med AFS 2023:1 är inte begränsat till stora organisationer eller särskilda branscher. Alla arbetsgivare, även små företag och organisationer med endast några få anställda, omfattas av kraven. Suntarbetsliv betonar att alla arbetsgivare – oavsett om de har en eller många anställda – måste bedriva SAM. Detta syfte speglar lagstiftarens uppfattning att varje arbetstagare har rätt till en säker arbetsplats, oavsett arbetsplatsens storlek. För små organisationer kan omfattningen av de skriftliga rutinerna anpassas efter verksamhetens art, men syftet att systematiskt förebygga ohälsa och olycksfall gäller likväl.
Övergripande betydelse och samhällsvinst
AFS 2023:1 är mer än en byråkratisk skyldighet; syftet är att skapa ekonomiska och samhälleliga vinster. Sjuka eller skadade medarbetare leder till kostnader för arbetsgivaren i form av sjukfrånvaro, produktionsbortfall och rekrytering. Genom att förebygga ohälsa minskar dessa kostnader samtidigt som verksamheten blir mer effektiv. Det systematiska arbetsmiljöarbetet bidrar också till trivsel, engagemang och innovation – en arbetsplats där medarbetarna mår bra har bättre förutsättningar att utvecklas och vara konkurrenskraftig. Suntarbetsliv förklarar att SAM tjänar både medarbetare, arbetsgivare och samhället.
Förhållande till övriga AFS-regler
AFS 2023:1 är utformad som en basföreskrift som andra regler ska förhålla sig till. Syftet är inte att ge detaljerade krav för varje risk utan att fastställa att arbetsgivaren systematiskt måste hantera risker som identifieras i andra föreskrifter. Arbetsmiljöverkets webbplats beskriver att systematiskt arbetsmiljöarbete är en del av en helhet där andra föreskrifter med preciserade krav ska beaktas. Exempelvis ska risker som buller, vibrationer, kemiska ämnen och fall behandlas enligt AFS 2023:10, men utredningar, riskbedömningar och åtgärder genomförs inom ramen för AFS 2023:1. Syftet med basföreskriften är därför att knyta samman olika regler så att arbetsgivaren inte missar någon risk.
En kultur av ansvar och lärande
Syftet med AFS 2023:1 är också att etablera en kultur där alla i organisationen känner ansvar för arbetsmiljön och är villiga att lära sig. Genom att kräva medverkan från medarbetare och skyddsombud. uppmuntrar föreskriften en öppen dialog om brister och förbättringar. Utbildning och kompetensutveckling är en naturlig del av syftet; arbetstagare behöver känna till risker och arbetsmiljöregler för att kunna medverka aktivt. Företagshälsovård och experter ska anlitas vid behov för att stärka kunskapen. Syftet är således inte bara att sätta upp regler utan att skapa förutsättningar för lärande, engagemang och gemensam utveckling.
Sammanfattande reflektioner av AFS 2023:1
Syftet med Systematiskt arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar (AFS 2023:1) är mångfasetterat men i grunden enkelt: arbetsmiljöarbetet ska ge alla en trygg och hälsosam arbetsplats. Genom att formulera krav på hur arbetsmiljöarbetet organiseras, dokumenteras, följs upp och förbättras, vill Arbetsmiljöverket säkerställa att ingen blir sjuk, skadas eller dör av sitt arbete. Syftet omfattar allt från att förebygga risker till att skapa en lärande kultur där arbetsmiljöfrågor prioriteras lika högt som ekonomi och produktion. Föreskriften betonar även att arbetstagare och skyddsombud ska medverka i alla delar av processen och att arbetsgivare måste ha tydliga policyer, rutiner och rollfördelningar.
AFS 2023:1 utgör navet i den nya AFS-strukturen och syftet med den är att sammanbinda de övriga föreskrifterna. Genom att förstå och arbeta enligt syftet med systematiskt arbetsmiljöarbete kan arbetsgivare inte bara uppfylla lagens krav utan också skapa en hållbar arbetsplats där människor mår bra och presterar på topp.
